GERENCIA DE PROYECTOS.

La gerencia de proyectos es la concatenación de una planificación de diferentes series de perspectivas, teóricas y prácticas de administración, diseño, orientación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, aplicadas a las actividades para satisfacer los objetivos específicos del proyecto, con un monitoreo constante del desarrollo de tareas, tiempo, costo y el nivel de calidad.

   

                                                                                   1. INICIO. 

Hace referencia a la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo producto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

Por lo general los gerentes encargados utilizan dos herramientas de evaluación para decidir si se llevará a cabo o no el proyecto:

Documento de caso de negocio: En este documento se justifica la necesidad del proyecto. En este se incluye un estimado de los beneficios financieros que se pueden lograr obtener con la puesta en marcha del mismo.

Estudio de viabilidad: Se trata de la evaluación de las metas del proyecto, un cronograma y los costos implicados para determinar si el plan debe ser llevado a cabo. Este equilibra los requisitos del proyecto con sus correspondientes recursos y la disponibilidad de estos, para ver si la continuación del trabajo tiene sentido para la organización.

                                          2. PLANIFICACIÓN.

En el momento en el que el proyecto recibe su aprobación, se necesita de un plan sólido para guiar al equipo de trabajo, así como para ejecutarlo a tiempo y dentro del presupuesto planteado. Un plan de proyecto bien diseñado y redactado ofrece orientación para la obtención de recursos, financiamiento y adquisición de los insumos necesarios.

Se trata en definitiva de crear un conjunto completo de estrategias que establezcan una clara hoja de ruta en cuanto a la dirección de calidad, los costos, el manejo de riesgo, los obstáculos, los beneficios, el alcance del proyecto y el calendario de trabajo.

                                           3. EJECUCIÓN.

Una vez ejecutada la fase de planeación y en base a la misma, habrá que llevar a cabo las actividades del proyecto programadas, con sus respectivas tareas, y proceder a la entrega de productos intermedios.

Es importante velar porque exista un buen nivel de comunicación en esta fase, con el fin de garantizar un mayor control sobre el proceso y los plazos. Asimismo, es imprescindible monitorizar el nivel de consumo de recursos, el presupuesto y los tiempos de ejecución, para lo que suele resultar necesario apoyarse de herramientas de ayuda para la gestión de proyectos.

En esta etapa, se deben gestionar el riesgo de implementación, los cambios en los eventos, los costos y gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones o modificaciones del proyecto.

 

La puesta en marcha de un proyecto dependerá en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos por parte del equipo de trabajo durante esta fase, se derivan del plan del proyecto.

                                                   4. CONTROL.

También conocida como la fase de seguimiento y control. Esta fase comprende todos aquellos procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitoreo de cada uno de los procesos dentro del proyecto.

Esta fase de ejecuta con el fin de poder detectar posibles desviaciones con la máxima premura posible, y pode así, identificar las áreas del proyecto en las que puede ser requerido un cambio en la planeación. La etapa de seguimiento y control, se encuentra naturalmente asociada a la fase de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada.

Es por esto que, con el fin de garantizar la entrega del proyecto, el equipo encargado del mismo, debe calcular indicadores de rendimiento, rastrear las variaciones del costo y el tiempo que asigna a cada actividad. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en marcha con el mínimo posible de inconvenientes.  

                                                                 5.  CIERRE.  

En esta fase, el equipo u oficina encargada, da por finalizado el proyecto cuando el mismo es entregado terminado al cliente y con la respectiva comunicación a las partes interesadas y liberando si lo hubiese, recursos para otros proyectos.

Este paso es vital en el ciclo de vida del proyecto, debido a que permite que el equipo realice la evaluación y documente el trabajo realizado, para poder así, pasar al siguiente proyecto. Una vez terminado, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.